Il est indispensable que soient remis aux candidats : le programme de la session à laquelle ils souhaitent s’inscrire ; la brochure de renseignements pratiques pour répondre aux questions d’organisation (accès, possibilités d’hébergement, de restauration). Il est souhaitable que les responsables de formation : veillent à ce que les fiches de candidature soient correctement renseignées (administration, catégorie, fonctions exercées) ; fixent un ordre de priorité entre les candidats ; informent l’Institut de tout désistement. Les convocations établies par l'I. R. A. seront adressées aux responsables de formation au plus tard 15 jours avant le début de la session. Les attestations de stage seront également adressées aux responsables de formation, à l'issue du stage. Une synthèse des bilans de fin de stage y est systématiquement jointe.